Peppol & e-facturatie: spring nu mee op de digitale snelweg

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: e-invoicing via Peppol wordt verplicht voor alle btw-plichtige ondernemers in België.

Klinkt als de verre toekomst? Think again. Wie vandaag al de eerste stappen zet, vermijdt straks onnodige stress én wint aan efficiëntie.

In deze blog krijg je alles nog eens uitgelegd in mensentaal en vooral: waarom jij en iedere andere ondernemer beter nu al op die digitale snelweg springt.

Wat is Peppol en voor wie verplicht?

PEPPOL is een online netwerk waarin Europese bedrijven en overheden veilig en vlot facturen uitwisselen met elkaar. Dat netwerk bestaat al langer, maar nog niet iedereen is hierop aangesloten.

Peppol in mensentaal

Vanaf 1 januari 2026 moet elke B2B-factuur (tussen bedrijven) verplicht verstuurd worden via dit elektronische netwerk.

Peppol fungeert daarbij als een soort autosnelweg voor elektronische facturen:

• Je verkoopfacturen gaan erop via de oprit
• Je aankoopfacturen komen bij jou binnen via de afrit

Zo kunnen bedrijven snel, veilig en gestructureerd documenten uitwisselen, zonder omwegen via e-mail of papier.

Het grote voordeel voor jou? Minder kans op fouten, geen zoekgeraakte facturen meer, jouw aankoopfacturen gecentraliseerd op 1 platform, snelle betalingsmogelijkheden …

En ja, ook minder stress op het einde van elk kwartaal, omdat de meeste software ook automatisch linkt met het boekhoudpakket, dus de facturen komen rechtstreeks bij jouw boekhouder terecht. 🙌

Voor iedereen verplicht?

De e-facturatie via Peppol is verplicht voor:

• alle btw-plichtige ondernemers die factureren aan andere bedrijven.
• Let op: ook voor kleine ondernemingen met btw-vrijstellingsregeling!

Voor wie is Peppol niet verplicht?

• Iedereen die onder Artikel 44 valt, zoals: medische beroepen, ziekenhuizen en verpleeginstellingen, musea, bibliotheken, verzekeringen, financiële instellingen, verhuur, …

👉 Kortom: ben je btw-plichtig en maak je facturen op aan andere bedrijven? Dan geldt dit peppol-verhaal zeker voor jou.

Maar ik pleit ervoor dat iedereen met een ondernemingsnummer peppol-proof wordt. De redenen waarom lees je onder de twee filmpjes.

Waarom wachten niet loont …

Ik weet wel, dit verhaal voelt als “weer iets nieuws” en “wat gaat dat nu kosten?” Maar geloof me: niks dan voordelen met deze nieuwe manier van werken. En om dat écht te geloven, nemen we eerst eens je huidige facturatieflow onder de loep…

Hoe verloopt je facturatieflow nu?

Bij de meeste ondernemers gaat het er momenteel zo aan toe …

• Verkoopfacturen: sommige ondernemers werken al in een facturatiepakket, maar velen maken hun facturen nog op in Word of Excel. Dagontvangstenboeken worden manueel ingevuld, … tijdrovend? Absoluut.
• Aankoopfacturen: krijg je toegestuurd via verschillende mailboxen, Doccle, op papier, … laat ons eerlijk zijn: dit is lichte chaos.
• Betalingen: doe je nu met bancontact, per domiciliëring, manueel of … oeps, vergeten?
• Boekhouder: ontvangt jouw facturen in het beste geval al digitaal, via een boekhoudprogramma of via mail. Maar ik ken ondernemers die alles nog binnensteken in grote mappen. Neen, dat is niet efficiënt.

Een greep uit de nare gevolgen:

• De verschillende flows en platformen zorgen bij iedereen voor verwarring.
• Je hebt geen duidelijk of correct overzicht van al je documenten.
• De vraag is niet óf er fouten of dubbelebetalingen gebeuren, maar wannéér.
• Je boekhouder meldt ontbrekende facturen of erger, niemand merkt dit op.
• Alles manueel opmaken en opvolgen is gevoelig voor fraude.
• Krijg je zelf al eens een rappel of moet je er vaak uitsturen? Voor niemand tof.
• Op het einde van elk kwartaal is het weer stressen om alles op orde te krijgen.
• …

De ideale flow via Peppol

Net omdat er nu zoveel narigheden gebeuren, ben je straks verplicht om peppol-proof te werken. Dan werken alle B2B-ondernemers volgens eenzelfde, correcte en veilige flow:

• Verkoopfacturen: je maakt al je offertes, bestelbonnen en facturen digitaal op in een softwarepakket en laat ze versturen naar je klanten via de Peppol autosnelweg. Rappels stel je voortaan automatisch in, zodat je geen enkele cent meer misloopt.
• Aankoopfacturen: Ook alle inkomende facturen bereiken jou alleen nog via het Peppol netwerk. Losse bonnetjes scan je meteen in met je softwareapp. Zo staan al je uitgaven netjes gecentraliseerd in één en hetzelfde pakket.
• Betalingen: Bij sommige software betaal je met één druk op de knop een of meerdere digitale facturen ineens. Geen vergeten facturen of dubbele betalingen meer, hoera!
• Boekhouder: Je softwarepakket staat in directe verbinding met je boekhoudsysteem. Zo heeft je boekhouder op elk moment zicht op je cijfers die correct én up-to-date zijn.

Zeg nu zelf, dat klinkt toch als het ideale scenario? Absoluut! Al is hier wel één grote disclaimer bij …

Welk softwarepakket kies je dan?

Er zijn al veel verschillende tools en apps op de markt die de Vlaamse ondernemer graag de Peppol autosnelweg op willen helpen. Allemaal goed en wel, maar niet elk pakket kan evenveel en is daarom niet voor iedereen geschikt.

Zodus, ga er eens voor zitten en stel jezelf deze kritische vragen:

• Voldoet mijn huidige pakket aan alles wat ik wil doen en raadplegen?
• Wil ik ook rappels kunnen versturen of betalingen opvolgen?
• Wil ik facturen kunnen betalen?
• Heb ik stockbeheer of nacalculatie nodig?
• Heb ik een digitaal kasboek / dagontvangstenboek nodig?
• Is het pakket dat ik beoog compatibel met de software van mijn boekhouder?
• Hoe zit het met de kostprijs op jaarbasis?
• …

Op basis van je eigen noden en wensen kies je een tool die past bij jóuw manier van werken. Bespreek dit zeker ook met je boekhouder. Die denkt met je mee en zorgt voor een vlotte aansluiting.

Twee tools in de kijker: keep it simple

Toch nog keuzestress? Om jouw proces te vereenvoudigen, schuif ik graag deze twee geweldige platformen naar voor: Cashfeed & Billit.

Welk platform sluit het best aan bij jouw noden?

1. CASHFEED

• De basisversie is naast Peppol-proof uiterst gebruiksvriendelijk.
• Automatiseert al je documenten van inbox tot betaling.
• Stuurt alles automatisch door naar je boekhouder.
• Voor geen geld: 80 euro per jaar tot 30 documenten per maand en 295 euro per jaar tot 100 documenten per maand (excl. btw).

2. BILLIT

Graag wat meer toeters en bellen? Hiervoor blijft Billit een topper. Naast peppol-proof factureren kan je hier ook:

• offertes, bestelbonnen en leveringsbonnen maken en opvolgen;
• klanten, leveranciers, producten en projecten beheren;
• dagontvangsten, kasboek, registerboek, grootboekrekeningen, … bijhouden;
• Kostprijs: 90 euro per jaar voor 25 facturen per maand tot 300 euro per jaar voor 500 facturen per maand (excl. btw).

Kortom: Peppol = minder chaos, meer grip!

Zie de verplichting tot e-facturatie via Peppol niet als een last, maar als een kans. Een kans om nu al te leren rijden op die digitale autosnelweg. Laat Peppol geen keuzestress worden, maar een slimme stap vooruit.

Door nu al het juiste softwarepakket te kiezen voor jouw onderneming, ervaar je meteen de voordelen ervan én werk je efficiënter samen met je boekhouder. In ’t kort? Minder (papieren) chaos en meer grip op je cijfers.

Zoek je nog hulp bij het kiezen van de juiste tool of heb je extra vragen over e-invoicing? Praat erover met je boekhouder of stuur me gerust een persoonlijk mailtje. Ik help je met plezier vooruit.

Groeien als ondernemer én als mens?

Dat is wat we doen bij de #cooldownlevelup community.

Meld je hieronder aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief met waardevolle ondernemerstips. Nu eens over je cijfers (zoals in deze blog), dan weer over je soft skills. Heb je een vraag? Dan zijn Karin en Krist maar 1 mailtje verwijderd. 😉

Gratis kennis opdoen en samen groeien?