Balans & resultatenrekening lezen (voor dummies)

Niet elke ondernemer is even zot van cijfertjes, ik weet het. Maar als het over de cijfers van je eigen zaak gaat, dan valt een minimum aan kennis en knowhow toch aan te raden. Zo begint alles met je balans en resultatenrekening leren lezen en begrijpen.

Was je net op zoek naar meer uitleg hierover? Super! Want in dit blogartikel krijg je alle termen uitgelegd in mensentaal. Daarna voegen we de daad bij het woord met een geïllustreerde oefening balans en resultatenrekening lezen op maat van dummies.

No shame in that, trouwens. ’t Zijn juist de slimmeriken die willen bijleren en gezond groeien. 💪

Verschil balans en resultatenrekening

Laten we beginnen met het verschil tussen een balans en een resultatenrekening:

• Je balans geeft een overzicht van alle middelen en schulden op een bepaald moment. Dit is dus een momentopname waar je altijd maar verder op werkt. Boekhouden is dan ook een ongoing process.

• Je resultatenrekening berekent over een bepaalde periode of je finaal winst of verlies hebt gemaakt. Met deze berekening sluit je je boekjaar af en je resultaat (positief of negatief) gaat naar je eigen vermogen op je balans.

Wat is een balans precies?

Op je balans krijg je een financieel overzicht van je professionele bezittingen te zien. Bij deze berekening is er altijd een actiefzijde (activa) en een passiefzijde (passiva):

Actiefzijde of activa

Aan de actiefzijde zie je waar je centen zitten, met de vier belangrijkste blokken:

• Materiaal vast actief (investeringen)
• Voorraad
• Openstaande klanten
• Financiële rekeningen

Passiefzijde of passiva

Aan de passiefzijde zie je vanwaar je geld komt:

• Eigen vermogen = centen die je er zelf hebt ingestopt + optelsom van de resultaten van de voorbije boekjaren.
• Vreemd vermogen = centen van/voor anderen, zoals schulden aan banken, leveranciers en sociale schulden.

Activa en passiva moeten altijd ‘in balans’ zijn. En een balans kan ook nooit zonder een resultatenrekening (zie oefening straks).

Welke (grootboek)rekeningen vind je op je balans?

Op je balans en resultatenrekening vind je verschillende rubrieken die al dan niet zijn ingevuld met een bedrag. In vakjargon: je boekhouder zal je inkomsten en uitgaven boeken op deze grootboekrekeningen.

Om al die cijfertjes overzichtelijk te houden, worden ze gesorteerd per soort of klasse en daaronder zelfs in subklassen. Nu, je boekhouder kent deze rekeningen ondertussen vanbuiten, iets wat hij of zij niet verlangt van jou. 😉

Maar het is wel belangrijk dat je begrijpt wat er onder elke (sub)rubriek valt, zodat je je balans en resultatenrekening zelf kan lezen.

Op je balans vind je klasse 1 t.e.m. 5 met daaronder de bijhorende grootboekrekeningen:

1 (passief)	= je eigen vermogensrekeningen: reserves, overgedragen resultaat van vorig boekjaar & schulden op lange termijn (leningen +1 jaar)
2 (actief)	= je investeringsrekeningen: positieve bedragen = gecumuleerde aanschafwaarden en negatieve bedragen = gecumuleerde afschrijvingen
3 (actief)	= je voorraadrekeningen
4 (actief & passief)	= je openstaande klanten, leveranciers, saldo aan btw-rekeningen, saldo aan loonschulden, schulden op korte termijn, rekening courant
5 (actief)	= je financiële rekeningen of liquide middelen

Wat zie je op een resultatenrekening?

Op je resultatenrekening trek je de kosten af van je opbrengsten en bekom je een bepaald resultaat, waarop je eerst nog belastingen moet betalen. De klassen en de daarbij horende grootboekrekeningen volgen ook deze logica.

Kosten = 6-rekeningen

60	= “aankoopkosten” die rechtstreeks betrekking hebben op de omzet. Bv. aankoop producten of materialen die je moet verwerken. In de dienstensector zijn er doorgaans geen aankoopkosten, tenzij je onderaannemers inschakelt.
61	= “diverse goederen en diensten”, zoals verzekeringen, publiciteit, huur & huurkosten, elektriciteit, boekhouder, autokosten, … Dit zijn je vaste doorlopende kosten.
62	= “lonen” op de payroll. Dit zijn de lonen van je medewerkers.
63	= “afschrijvingen” per jaar, lopen samen met de investeringen die je over verschillende jaren afschrijft.
64	= “andere bedrijfskosten”, o.a. verdoken belastingen (= gemeentebelasting, provinciebelasting), maar ook minderwaarden die je realiseert of klanten die failliet gaan, oninbare facturen, …
65	= “financiële kosten” = interesten op leningen, bankkosten, verwijlinteresten, …
66	= “uitzonderlijke kosten” = kosten die je niet jaarlijks draagt, maar uitzonderlijk op je pad komen.

Opbrengsten = 7-rekeningen

70	= alle opbrengsten die te maken hebben met je core business
71 – 72 – 73	= geen standaardopbrengsten (we gaan hier nu niet dieper op in)
74	= “andere opbrengsten”, zoals meerwaarden (vb. winst op verkochte bedrijfswagen), huuropbrengsten, …
75	= “financiële opbrengsten” of interesten
76	= “uitzonderlijke opbrengsten” die niet jaarlijks voorkomen

Rekeningen na resultaat

67	= “belastingen op het resultaat”
77	= “regularisatie belastingen”, zoals bv. teruggave belastingen

Je cijfers lezen & begrijpen: waarom?

Ik krijg nog dikwijls te horen van ondernemers dat ze een bepaald resultaat zien op hun resultatenrekening, maar dat dit niet overeenstemt met wat er op hun bankrekening staat. Vaak gaat het dan over winst die nergens terug te vinden is. “Gewoon weg ofwa?!” Niet tof, inderdaad.

Op zo’n moment is het belangrijk dat je je cijfers kan lezen en begrijpen. Dat je snapt waar je geld zit, zodat je mentaal beter gewapend bent of nog eens zo’n teleurstelling kan vermijden in de toekomst.

In je balans kan je perfect zien hoe je middelen zich verhouden tegenover je schulden. Op je resultatenrekening kan je achterhalen of je voldoende winst hebt gemaakt ten opzichte van je kosten.

Wel winst op je resultatenrekening, maar geen geld?

Laten we even inzoomen op het vraagstuk van hierboven: je berekende winst staat niet op je bankrekening. Hoe kan dit nu? Drie mogelijke redenen:

1. Je geld zit vast in je voorraad

Aangekochte voorraad is geen kost tot je je goederen verkoopt. Maar je hebt hier wel al voor betaald, uiteraard. Op je balans vind je dit bedrag terug onder voorraad. Anders gezegd: je geld zit hier vast en kan niet dienen om bijvoorbeeld belastingen te betalen op de winst die je hebt gemaakt.

2. Trage betalers en/of laks beleid

Als klanten jou systematisch traag betalen of helemaal niet, terwijl jij je leveranciers wel stipt betaalt, dan voel je dat op je bankrekening. Slechte klanten of een laks klantenbeleid? Tja, de waarheid ligt veelal in het midden. Onderneem actie en verscherp je voorwaarden.

3. Geïnvesteerd zonder lenen

Een investering schrijven we af over meerdere jaren, maar je moet die wel in één keer betalen. Neem nu een machine van 50.000 euro. Als je die betaalt met je exploitatiegeld, dan is dat bedrag ineens weg en kan je er niets anders mee doen. Daarom is mijn leuze: wil je investeren? Ga dan lenen als zelfstandige.

Oefening balans lezen voor niet-specialisten

Klaar voor een oefening balans lezen? 😊

Hieronder staan de cijfers van 2 winkeluitbaters van elektro: Luc (L) en Erik (E). Ze wonen en werken in dezelfde regio. Ze ondernemen dus in gelijke omstandigheden, met een gelijkaardig doelpubliek.

Nemen we hun cijfers erbij, dan zien we eenzelfde balanstotaal, eenzelfde omzet en eenzelfde winst. Toch is Erik veel beter bezig dan Luc. Hoe dat mogelijk is, pluizen we hieronder samen uit.

Welke verschillen op de actiefzijde van beide balansen?

1. De voorraad staat bij Luc een stuk hoger dan bij Eric. Ik stel me hierbij al direct de vraag: is dat allemaal verkoopbare voorraad? Is het nodig om zoveel handelsgoederen in te slaan?

2. Bij Luc staan er wel minder klanten open dan bij Erik, dus Lucs klanten zijn betere betalers. Anderzijds moet er bij Erik nog veel geld binnenkomen. Ofwel heeft Erik slechtere betalers, ofwel komt dat geld op korte termijn wel binnen en heeft hij op korte termijn toch meer geld ter beschikking dan Luc. Meer geld om bijvoorbeeld zijn leveranciers te kunnen betalen.

3. Als je naar de liquide middelen kijkt, staat er op de rekening van Luc minder geld dan op die van Erik.

Over naar de passiva …

Welke verschillen op de passiefzijde van beide balansen?

1. Luc heeft veel meer schulden te betalen aan leveranciers dan Erik.

2. Anderzijds heeft Luc veel minder rekening courant (RC) dan Erik, wat op zich niet onmiddellijk een weerslag zal geven op de winst of op de bankrekening. Een debet RC is helemaal nefast, want dan moet je geld aan jouw vennootschap en dat zien de banken niet zo graag.

Conclusie balans:

Bij een balans vraag je je eerst en vooral af: kan ik mijn schulden op korte termijn betalen met wat ik binnenkrijg op korte termijn? Dan ben je gezond bezig.

Zowel Luc als Erik hebben een totaalschuld van 47.500 euro op korte termijn. Maar bij Erik zit daar 24.500 euro rekening courant bij, oftewel: schulden aan zichzelf. Luc heeft bijna geen rekening courant, maar wel veel schulden aan leveranciers.

Als je kijkt naar wat beiden nog van hun klanten moeten krijgen en wat er op de rekening staat, dan zie je dat dit niet zo goed zit bij Luc, maar bij Erik wel (op voorwaarde dat de klanten ook binnen korte termijn betalen en dat er geen wanbetalers of failliete klanten tussen zitten).

En misschien denk je: maar Luc heeft toch veel voorraad? Klopt, als die reëel is én verkoopbaar, kan hij altijd nog extra voorraad verkopen om zijn leveranciers te betalen. Maar we moeten opletten dat de voorraad niet kunstmatig hoog wordt gehouden.

Voorraadstijging is immers winst en voorraaddaling is verlies. Om de cijfers op te smukken kan het wel eens gebeuren dat de voorraad te hoog wordt genoteerd. Iets wat natuurlijk helemaal niet de bedoeling mag zijn en bovendien ook niet correct is. Vandaar dat de boekhouder steeds jouw winstmarge erbij moet nemen. Hieruit kan veel afgeleid worden.

Resultatenrekening lezen voor beginners

Hoe ziet de resultatenrekening er dan uit voor beide heren?

Aan de opbrengstzijde ziet alles er hetzelfde uit:

Maar aan de kostenzijde zien we een duidelijk verschil:

1. Luc heeft 230.250 euro aankoopkosten gemaakt, terwijl Erik dezelfde omzet draait met maar 176.250 euro aankoopkosten. De retailmarge van Erik ligt dus aanzienlijk hoger dan bij Luc, namelijk 2 versus 1,5.

2. Luc heeft veel minder kosten gemaakt voor diensten en diverse goederen. Ook zijn loon ligt beduidend lager dan bij Erik, die met 45.000 euro een volwaardig loon ontvangt. Luc (over)leeft dus met het mes op de keel en heeft geen ruimte meer om te optimaliseren.

Conclusie van deze hele oefening

Omzet zegt ons niks. Wil je echt weten of je financieel gezond bezig bent met je bedrijf, dan moet je dieper graven in je balans en resultatenrekening. Bekijk vooral je kostenstructuur nuchter: is dit nog realistisch en houdbaar?

Besef wel dat een balans een momentopname is. Als je op het einde van het jaar nog veel facturen hebt opgemaakt, dan staan er nog veel klanten open. Het lijkt dan alsof je niet goed bezig bent, maar dat is niet per se zo.

Idealiter weerspiegelt elke post op je balans wel de realiteit. Geen over- of onderschattingen, want die kunnen jouw cijfers enorm beïnvloeden. Daarom streef je altijd naar accurate cijfers. 💪

Groeien als ondernemer én als mens?

Dat is wat we doen bij de #cooldownlevelup community.

Meld je hieronder aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief met waardevolle ondernemerstips. Nu eens over je cijfers (zoals in deze blog), dan weer over je soft skills. Heb je een vraag? Dan zijn Karin en Krist maar 1 mailtje verwijderd. 😉

Gratis kennis opdoen en samen groeien?