Zo krijg je grip op je maandelijkse kosten als eenmanszaak

De maandelijkse kosten van een eenmanszaak kunnen flink oplopen en veel starters verslikken zich hierin. Maar ik gok jij niet, aangezien je helemaal tot hier bent geklikt op zoek naar waardevolle info. Slim gezien!

In deze kennisblog krijg je een overzicht van álle kosten die je maakt als zelfstandige eenmanszaak (dus niet alleen de maandelijkse), leer je waarom het zo belangrijk is om hier een goed zicht op te houden en ontdek je van welke aftrekbare en forfaitaire kosten je kan genieten.

Grip krijgen op je kosten als zelfstandige? Fluitje van een cent hierna. 👌

Welke kosten heb je als zelfstandige eenmanszaak?

Veel startende ondernemers onderschatten hoeveel omzet ze moeten draaien om er voor zichzelf een bepaald nettoloon uit te halen. Verdiende je als werknemer tussen 2.000 en 3.000 euro netto per maand? Dan wil je nu als eenmanszaak minstens evenveel, wat ik zeker wel snap.

Maar om aan datzelfde nettoloon te komen, moet je een veel hoger bedrag factureren dan je in eerste instantie had gedacht. Want als zelfstandige heb je nu eenmaal veel extra kosten die je vroeger als werknemer niet had.

Hieronder bekijken we in detail welke uitgaven je precies moet incalculeren bij het opstarten en runnen van je eenmanszaak.

1. Kosten bij de oprichting van je eenmanszaak

Een eenmanszaak oprichten is financieel makkelijk haalbaar. Met 1.500 euro ben je al opgestart, inclusief je financieel plan. Dat laatste is niet wettelijk verplicht, klopt.

Maar ik raad ten zeerste aan om je ondernemersdroom samen met je boekhouder te becijferen, zodat je de haalbaarheid van tevoren aftoetst en eventueel al kan bijsturen. Hoeveel kosten ga je maken als eenmanszaak? Wat wil je verdienen? Hoeveel omzet heb je dan nodig?

In zo’n financieel plan neem je ook je investeringen op. Welk kapitaal heb je nodig? Ga je dit (deels) zelf financieren of lenen? Gouden tip: je hoeft zeker niet alles nieuw te kopen voor je zaak. Een bestaande laptop kan je bijvoorbeeld ook als kost inbrengen aan een bepaalde waarde.

2. Maandelijkse kosten van een eenmanszaak

Elke maand krijg je in je eenmanszaak te maken met een reeks vaste en variabele kosten:

• Autokosten (afbetaling of leasing, brandstof, onderhoud, …)
• Huur van een bedrijfspand of -ruimte
• Internet- en telefoonkosten
• Abonnementen en software (facturatieplatform, marketingtools, …)
• Boekhoudkosten
• Aankoopkosten materialen (aannemer koopt bouwmaterialen, restaurant koopt ingrediënten, …)

3. Kwartaalkosten: sociale bijdragen en pensioensparen

Elk kwartaal ben je verplicht je sociale bijdragen te betalen aan je sociaal verzekeringsfonds.

Ook hier is het een veelgemaakte fout om bij de opstart te kiezen voor de minimumbijdrage, zonder na te gaan of dit realistisch is. Je boekhouder kan je helpen om meteen een accurate schatting te maken van je bijdragen, zodat je later niet plots een grote som moet bijbetalen.

Een andere belangrijke kost is het Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen (VAPZ). Niet verplicht, maar wel een slimme zet om een extra pensioenbuffer op te bouwen én tegelijk je belastingen te optimaliseren. Want dankzij VAPZ betaal je minder belastingen. 😉

4. Jaarlijkse kosten van een eenmanszaak en belastingen

Naast je maandelijkse en kwartaaluitgaven zijn er ook nog de jaarlijkse kosten waarmee je als eenmanszaak rekening moet houden:

• Verzekeringen zoals beroepsaansprakelijkheid, gewaarborgd inkomen, brandverzekering, …
• Belastingen: werk met voorafbetalingen, zodat je “safe” staat tegen het einde van het boekjaar.

Nu, belastingen zijn eigenlijk geen jaarlijkse kosten. Je betaalt belastingen op de winst die je hebt gemaakt. Dus op jouw omzet minus de gemaakte kosten.

Jouw belastingen worden jaarlijks in kaart gebracht bij de eindafsluiting en de aangifte bij de fiscus, maar als je wilt vermijden dat ze ook in 1 bedrag op je bord worden gegooid, kan je best aan voorafbetalingen doen, per maand of per kwartaal. Dat maakt de pil minder bitter.

Ik stip hier nog maar eens het belang aan van een doordacht financieel plan. Dit helpt je om al je kosten en belastingen hierboven netjes in kaart te brengen, zodat je voor de komende drie jaar grip houdt op je financiën en niet plots een groot gapend gat intuimelt.

Waarom is inzicht in je kostenstructuur cruciaal?

De kostenstructuur van je eenmanszaak begrijpen is van levensbelang, echt waar. En de leuze die ik daarbij blijf verkondigen: bruto is níet gelijk aan netto.

Als eenmanszaak ben je jezelf. Je zaak is van jou en je rekening is van jou, zonder supervisie van een boekhouder. Zeer verleidelijk om je privékosten te betalen met je zakelijke verdiensten: het Valentijnsdiner, dat geweldige paar schoenen, de wekelijkse boodschappen, …

Het probleem? Niet alles wat je bruto binnenkrijgt, mag je opdoen alsof het je nettoloon betreft. Zo slinkt je zakelijke potje zienderogen en op het einde van de rit komt de gepeperde rekening. Oink?!

Hoeveel omzet draaien voor een deftig maandloon?

Elke eenmanszaak die me deze vraagt stelt, antwoord ik met dezelfde rekensom:

• Je hebt ongeveer € 45.000 per jaar nodig om jezelf een nettoloon van € 2.100 per maand uit te keren, inclusief sociale bijdragen, belastingen en VAPZ.
• Doorgaans zijn er ook autokosten (verbruik, onderhoud, verzekeringen):
  • Een bestaande wagen kost +- 5.000 euro per jaar.
  • Een nieuwe wagen kost +- 15.000 euro per jaar.
• Tot slot heb je nog diverse kosten (abonnementen, materiaal, huur, enz.): gemiddeld € 1.000 tot € 2.000 per maand of € 12.000 tot € 24.000 per jaar.

Dus op jaarbasis maakt alles samen (45.000 euro + 5.000 tot 15.000 euro + 12.000 tot 24.000 euro) dat je minstens tussen de 62.000 euro en 84.000 euro nodig hebt, afhankelijk van je kostenstructuur.

Omgerekend heb je op maandbasis minstens € 5.000 à € 7.000 brutowinst nodig om financieel gezond te blijven als eenmanszaak.

Opgelet 1: dit is nog zonder rekening te houden met aankoopkosten, zoals bijvoorbeeld in de horeca, waar je met een hoge retailmarge van 3 zit. In dat geval heb je 93.000 tot 126.000 euro omzet nodig. Want een derde van dat bedrag zijn je aankoopkosten, namelijk: 31.000 euro tot 42.000 euro. De rest is je brutowinst: 62.000 tot 84.000 euro om alle andere kosten te betalen én een eigen loon over te houden.

Opgelet 2: Deze bedragen zijn allemaal exclusief BTW.

Welke aftrekbare kosten breng je in voor je eenmanszaak?

Als je kosten maakt als eenmanszaak, dan mag je die geheel of gedeeltelijk aftrekken van je verdiensten en betaal je dan ook minder sociale lasten en belastingen. Een mooi voordeel, klopt.

Maar sommige ondernemers schieten daarin door en maken kosten “om kosten te maken”. Daar ben ik echt geen voorstander van, want je kan je geld maar 1 keer uitgeven. Toch?

Wat verkies jij?

• Je verdient 1.000 euro. Stel dat je in de hoogste belastingschijf zit, dan moet je hiervan 650 euro afdragen. Zelf hou je nog 350 euro over. Pittig, ik weet het. Welkom in België.
• Je maakt 1.000 euro kosten “om kosten te maken”. Je betaalt hierop geen belastingen MAAR je houdt nul euro over op je rekening. Weg gezonde buffer.

Dat gezegd zijnde, raad ik wel aan om zoveel mogelijk te genieten van je aftrekbare kosten. Daar heb je gewoon recht op. 🙌

Soorten aftrekbare kosten:

Investeringen: voor grote aankopen die over meerdere jaren worden afgeschreven. Vaak is het interessant om die te financieren via een zakelijke lening.

Bedrijfsgerelateerde kosten: betaal je enkel omdat je een zaak runt, zoals boekhoudkosten, bepaalde verzekeringen en abonnementen, aankoopkosten, …

Gemengde kosten: uitgaven die zowel privé als zakelijk zijn, zoals je wagen, gsm en laptop. Tof dat je zaak die nu kan dragen! Anderzijds zijn deze kosten nooit volledig aftrekbaar.

Wat zijn forfaitaire kosten voor je eenmanszaak?

Forfaitaire kosten voor je eenmanszaak zijn vaste kostenbedragen die je zonder gedoe mag aftrekken van je belastbaar inkomen, zonder dat je elke uitgave apart hoeft te bewijzen. Zie het als een soort standaardvergoeding voor bepaalde kosten.

Zo mag je het gebruik van je thuisbureau forfaitair inbrengen (elke zelfstandige heeft wel een bureauruimte thuis). Ook restaurantkosten en parkeerticketjes kunnen forfaitair bepaald worden, al zijn dat nu ook geen grote bedragen.

De belastingcontroleurs zitten wel met de loep op die forfaitaire kosten, dus zorg altijd dat je kan aantonen dat je ze maakt. Hoe? Hou je kosten eens bij tijdens een referentieperiode. Op basis daarvan kan je boekhouder een correcte forfait berekenen.

💡 Tip: Hou al je kosten gewoon bij en dan is er nooit een punt van discussie.

Wat mag een boekhouder je gemiddeld kosten?

Nog een veelgestelde vraag met flink wat gevaarlijke antwoorden. Zoals: “Als eenmanszaak hoef je geen boekhouder, kan je lekker zelf!”. Hmm …

Een goede boekhouder doet zoveel meer dan enkel je facturen boeken en je resultaat berekenen op het einde van het jaar. Hij of zij …

• houdt je cijfers mee in de gaten en denkt proactief mee,
• is bereikbaar voor al je financiële vragen (ook privé),
• bestudeert je dossier en stuurt tussentijds bij,
• geeft advies voor fiscale optimalisatie,
• …

Wees je ervan bewust dat niet elke boekhouder zo’n uitgebreide service biedt.

Hoeveel een boekhouder je kost, varieert dan ook sterk. In het boekhoudkantoor dat ik naast #cooldownlevelup run, zijn we zeer transparant over onze tarieven. Bij ons betaal je een vast bedrag all-in op basis van het aantal facturen per jaar. Klaar en duidelijk, zo heb ik het graag. 😇

Leer omgekeerd rekenen
(gratis masterclass)

Ken je onze GRATIS masterclass on demand al? Jouw ideale omzet in 10 stappen!

Op 1,5u leer ik je rekenen van winst naar omzet, in 10 simpele stappen. Zodat je geen financiële kater meer oploopt en/of met een gerust hart kunt groeien.

Zie ik je zo?