Wat is boekhouden?

Wat is boekhouden en kan je het ook zelf?

In Ondernemerland doen we niet aan shaming. Jij bent zonder twijfel formidabel in wat je doet en je onderneemt met visie, maar dat wil niet zeggen dat je ook hoort te weten wat boekhouden is.

Het is zeer normaal dat je jezelf vragen stelt over het nut van je boekhouding, begrippen als ‘balans’ en ‘btw’ en of je die facturen en bonnetjes niet gewoon zelf kan boeken. Moet een boekhouder echt altijd zo duur zijn?

De antwoorden op al deze vragen en nog veel meer vind je in dit artikel. Geschonken in klare mensentaal door iemand die al bijna 30 jaar een team van geweldige boekhouders aanstuurt. 😉

Wat is boekhouden nu eigenlijk?

Bij boekhouden ga je al je inkomsten en kosten in kaart brengen, alsook je bezittingen (activa) en je schulden en/of financieringsmiddelen (passiva). De manier waarop je die boekhouding doet, is wettelijk voorgeschreven.

Boekhouden is niet voor niets een werkwoord. Jij en je boekhouder dienen je financiële administratie accuraat bij te houden gedurende een heel boekjaar. Dat boekjaar kan gelijklopen met een kalenderjaar (altijd voor eenmanszaken), maar voor een vennootschap kan dat ook afwijken.

Doorgaans wordt de boekhouding opgesplitst in kwartalen, waarbij je elk kwartaal je boekhouding moet indienen. Grote bedrijven declareren hun boekhouding per maand. Dat zijn de zogenaamde maandaangevers.

Welke taken horen bij boekhouden?

  • Facturen boeken: bezorg op regelmatige tijdstippen alle aankoop- en verkoopfacturen aan jouw boekhouder zodat die kunnen ingeboekt worden (of boek je facturen zelf als je de boekhouding zelf doet). Als vennootschap bezorg je ook de rekeninguittreksels.
  • BTW aangeven: Ben je BTW-plichtig? Dan geef je per kwartaal of maand je BTW aan. Hierbij hoort jaarlijks ook een BTW- of klantenlisting, een oplijsting van jouw omzet aan BTW-plichtige klanten over het voorbije kalenderjaar.
  • Rapporteren aan fiscus: Elk jaar moet je jouw resultatenrekening (en als vennootschap ook jouw balans en desgevallend jaarrekening) aangeven bij de fiscus. Er wordt een belastingdossier opgemaakt en de personen- en/of vennootschapsbelasting wordt ingediend.
  • Tussentijdse cijfers opvolgen: Niet wettelijk verplicht, maar wél belangrijk. Zo houd je de vinger aan de pols en kan je snel bijsturen, indien nodig.

Het belang van een gezonde boekhouding

Je boekhouding bijhouden en zorgen dat het financiële plaatje blijft kloppen, doe je om verschillende redenen:

Boekhouden voor de fiscus

Aan de hand van je boekhouding reken je uit wat je winsten zijn. Die ga je declareren aan de fiscus, waarna je op die winsten wordt belast. De fiscus houdt je cijfers mee in de gaten en is beducht op fraude. Als je boekhouding niet klopt of als je bepaalde zaken te laat indient, kan je hiervoor een boete krijgen.

Boekhouden voor de bank

Ook banken willen je boekhouding zien om te checken of je wel kredietwaardig genoeg bent. Zij beslissen of je als zelfstandige een lening krijgt of niet. Heb je ambitieuze plannen? Weet dan dat het zonder lening (en dus een gezonde boekhouding) moeilijk wordt om next level te groeien.

Boekhouden voor derden

Maar boekhouden doe je ook voor je klanten, je leveranciers en je partners. Zij hebben er alle baat bij dat je goed bezig bent met je zaak. Die financiële gezondheid van je bedrijf kunnen ze makkelijk controleren. Als vennootschap ben je (tot op bepaalde hoogte) verplicht je cijfers publiek te maken.

Boekhouden voor jezelf

Maar laten we bovenal onszelf niet vergeten. In een ideaal scenario heb je van bij de start van je onderneming een financieel plan opgesteld. Daarin heb je je doelen gesteld en een prognose gemaakt voor kosten, omzet, winst, etc. Een goede boekhouding stelt je in staat om je plannen af te toetsen aan de realiteit. Waar loopt het goed en waar kan het beter?

Wat is de balans bij een boekhouding

Laten we nu wat dieper ingaan op bepaalde boekhoudkundige begrippen …

Wat is de balans bij een boekhouding?

Op een balans krijg je een financieel overzicht van je professionele bezittingen. Een balans bestaat altijd uit een actiefzijde, een passiefzijde en de resultatenrekening.

Actiefzijde of activa

Aan de actiefzijde zie je waar je centen zitten, met de vier belangrijkste blokken:

  • Materiaal vast actief (investeringen)
  • Voorraad
  • Openstaande klanten
  • Financiële rekeningen

Passiefzijde of passiva

Aan de passiefzijde zie je vanwaar jouw geld komt:

  • Eigen vermogen = centen die je er zelf hebt ingestopt + optelsom van de resultaten van de voorbije boekjaren.
  • Vreemd vermogen = centen van/voor anderen, zoals schulden aan banken, leveranciers en sociale schulden.

💡 Schulden zijn niet negatief

De term “schulden” is niet negatief beladen bij boekhouden. Het is perfect normaal dat je openstaande schulden hebt aan de bank of je leveranciers.

Resultatenrekening

De resultatenrekening wordt afgesloten per boekjaar. Daarbij trek je de kosten af van je inkomsten en verkrijg je een bepaald resultaat. Dit bedrag kan positief of negatief zijn en gaat, na belasting, rechtstreeks naar je eigen vermogen aan de passiefzijde. Je streeft best naar zo positief mogelijk, uiteraard.

Eens een minder jaar of een jaar vol investeringen kan geen kwaad, maar keer op keer een negatief resultaat holt je eigen vermogen heel snel uit. En in zo’n ondernemersverhaal stappen de banken uiteindelijk ook niet graag mee. Dus sta hier elk jaar voldoende bij stil.

👉 Je eigen cijfers leren lezen? Lees dan verder in deze blog: Balans & resultatenrekening lezen (voor dummies).

Hoe zit dat met die BTW?

BTW staat voor de belasting over de toegevoegde waarde van een product of dienst. Die belasting wordt betaald door de eindgebruiker en is bestemd voor de Belgische schatkist.

Als ondernemer fungeer je als BTW-doorgeefluik. Tenminste, als je BTW-plichtig bent. Bepaalde ondernemers (medische beroepen, verzekeraars, kleine ondernemingen, …) zijn NIET BTW-plichtig of BTW vrijgesteld. Zij moeten geen BTW afdragen, maar kunnen ook geen BTW aftrekken.

Ben je WEL BTW-plichtig, dan:

  • reken je BTW aan op je inkomsten, krijg je die centen van je klant en stort je die netjes door naar de overheid. Dit zijn geen inkomsten en je wordt hier niet op belast.
  • mag je alle BTW die je zelf betaalt geheel of gedeeltelijk aftrekken. Dwz: dit bedrag telt dan ook niet mee als kost. Je betaalt BTW aan jouw leverancier en dit bedrag mag in mindering genomen worden van de verschuldigde BTW die je van jouw klanten krijgt.

Hoeveel BTW moet je rekenen op je facturen? Dat hangt af van de dienst of het product. In België zijn er drie BTW-tarieven: 6%, 12% of 21%. Voor sommige goederen (kranten bvb) geldt uitzonderlijk het nultarief.

Er zijn ook heel veel regels omtrent het volledig of gedeeltelijk aftrekken van de BTW. Dat alles wordt mee opgenomen in je BTW-aangifte per kwartaal of per maand.

Er is ook nog zoiets als “verlegging van heffing”. Dan wordt er op het leveren en plaatsen van goederen geen BTW aangerekend in een B2B-context. Dit is vaak het geval bij aannemers.

Wat na de BTW-aangifte?

Na elke aangifte zie je welk BTW-saldo er nog overschiet: te betalen of terug te krijgen. Doorgaans krijg je geen BTW terug, want het is de bedoeling dat je verkopen hoger liggen dan je aankopen. Bijgevolg zal je “verkochte” BTW ook altijd meer zijn dan je “aangekochte” BTW.

Bijvoorbeeld:

  • Een meubelwinkel koopt een boekenkast aan voor 1.000 euro + 210 euro BTW (21%).
  • Diezelfde kast wordt later verkocht voor 1.800 euro + 378 euro BTW (21%).
  • De meubelwinkel moet nog 168 euro BTW (378 – 210) doorstorten naar de fiscus.

💡 Vermijd een financiële knoop:

  • Als je facturen uitschrijft, reken dan voor jezelf altijd verder met het bedrag excl. BTW, want dit is je werkelijke verdienste.
  • Hou er rekening mee dat, als je klant nalaat jou te betalen, jij straks wél al de BTW moet doorstorten aan de fiscus. Centen die je nog niet hebt gekregen, dus.
  • Als je wanbetalingen systematisch toelaat, kom je op den duur in een financiële knoop. Maak facturen asap op en speel kort op de bal.
Wat is een dubbele boekhouding

Wat is een dubbele boekhouding?

Als er een dubbele boekhouding bestaat, dan bestaat er – jawel – ook een enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding.

Bij een enkelvoudige boekhouding worden de aan- en verkoopfacturen geboekt zonder die te koppelen aan financiële transacties (rekeninguittreksels). Voor een eenmanszaak is dit voldoende.

Een dubbele boekhouding is verplicht voor alle vennootschappen. Hierbij worden ook de financiële transacties geboekt en kan je op de balans dus perfect zien welke klanten nog openstaan, welke leveranciers jij nog moet betalen en welk saldo er onderaan de streep overblijft.

Bij een dubbele boekhouding is het cruciaal dat actiefzijde en passiefzijde kloppen als een bus. Dat vereist inderdaad meer werk. Anderzijds is deze boekhouding een extra controlemiddel: ging er geld van je rekening, maar vergat je die factuur aan te geven? Dan zie je dat onmiddellijk.

Je boekhouding zelf bijhouden of uitbesteden?

Zitten we halfweg dit artikel en hebben we het nog niet eens gehad over de boekhouder, dé expert op dit vlak! Toch zijn er ondernemers die liever zelf hun boekhouding bijhouden …

Zelf boekhouden: ja of nee?

Als je geen kennis hebt van boekhouden, bespaar je dan de moeite om je erin te verdiepen tot op expertenniveau. Accountancy & Fiscaliteit is een volwaardige opleiding met extra specialisaties die je niet zonder oefening onder de knie krijgt. Opgelet: je kan meer kwaad dan goed doen aan je zaak!

Heb je wel enige kennis van boekhouden, dan kruipt er alsnog veel werk in. Doe je dit om de kost van de boekhouder uit te sparen? Denk dan aan al die uren die je er zelf gaat in stoppen, terwijl je die ook aan je core business kan spenderen. Veel tijdverlies en dikwijls ook hoofdbrekens

Dan maar beter je boekhouding toevertrouwen aan een goede boekhouder, nee? 😉

Wat doet de boekhouder precies?

Een goede boekhouder is niet alleen krak in zijn vak, maar werkt alle taken ook efficiënt af:

  • Amper 15% van de tijd gaat naar het boeken van facturen. Uiteraard correct gedaan. Wil je de boekhouder helpen en zelf je facturen boeken in het systeem? Wees dan heel zeker wat je doet. Anders gaat er nog steeds veel tijd verloren aan controles en correcties.
  • 85% van de tijd gaat naar expertenwerk, zoals BTW-aangiftes doen, opmaak tussentijdse cijfers, opmaak jaarcijfers, de ondernemer adviseren, contact opnemen met de fiscus & de bank, het financiële inboeken, belastingen indienen en fiscale optimalisatie.

Wil je toch je steentje bijdragen aan je eigen boekhouding? Zorg dan dat al je facturen en onkosten goed worden bijgehouden. Dat alle bewijsstukken voorhanden zijn op het moment dat je boekhouder ze nodig heeft.

💡 Vanaf 01-01-26 zijn e-facturen verplicht

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing of elektronisch factureren verplicht voor alle B2B-transacties in België. Zo wordt elke ondernemer – ook jij – verplicht om toe te treden tot het PEPPOL-netwerk.

PEPPOL is een online netwerk waarin Europese bedrijven en overheden veilig en vlot facturen kunnen uitwisselen met elkaar in XML-formaat. Dus geen facturen meer in Word of Excel.

De oplossing? Een online facturatietool die voor jou XML-facturen opmaakt volgens de PEPPOL-afspraken én die automatisch doorstuurt naar je boekhoudsoftware. Poepsimpel, beloofd!

Digitaal boekhouden = de enige toekomst

Digitaal boekhouden = de enige toekomst

Elke ondernemer die nu nog bezig is met boekhouden op papier raad ik aan om niet langer te wachten, maar onmiddellijk te digitaliseren. Ik weet het, klinkt beangstigend, zeker als je net als ik al bijna 30 jaar onderneemt.

Maar digitaal boekhouden is de enige toekomst, dus …

Zoek een facturatietool die bij je past

Er bestaan al veel online facturatietools ondertussen. Daarom: neem je tijd en ga op zoek naar een tool die naadloos aansluit bij jou en je sector:

  • Billit is een betaalbaar & all-round facturatiepakket voor kmo’s, zelfstandigen en freelancers. Je kan 15 dagen gratis proberen, daarna betaal je vanaf 7,5 euro per maand.
  • Onfact is eenvoudig in gebruik en kan makkelijk uitgebreid worden met gratis modules. Zo stem je deze tool 100% af op jouw noden. Ook hier 14 dagen gratis proefperiode.
  • Visma Bouwsoft is er speciaal voor de bouwsector. Ietsje duurder, maar dit pakket voldoet aan alle mogelijke administratieve noden. Overzicht houden en complexe berekeningen maken? Weg stress!

Wat zijn jouw wensen?

Kijk naar wat je echt nodig hebt in jouw facturatietool. Maak desnoods een flow op van hoe het nu loopt en wat je zou willen verbeterd zien. Probeer de “ideale” flow in kaart te brengen.

Ga op basis hiervan in gesprek met een mogelijke leverancier en kies de software die het beste aansluit bij jouw wensen.

Dan denk ik bijvoorbeeld aan:

  • Wat heb je nodig? Wat zijn je verwachtingen?
  • Heb je graag stockbeheer?
  • Wil je ook je aankoopfacturen verwerken en opvolgen?
  • Wil je offertes opmaken en omzetten in facturen?
  • Heb je baat bij nacalculatie en/of voorcalculatie?
  • Wil je je betalingsverkeer opvolgen?

Hou er rekening mee dat omschakelen van het ene facturatiepakket naar het andere behoorlijk tijdrovend is. Gelijk het juiste facturatiepakket kiezen, is dus vrij essentieel.

Betalen voor alweer een fancy tool?

Klopt, maar …

  • je maakt er ook snel en makkelijk offertes mee, scant bonnetjes & aankoopfacturen in, houdt online je stock bij, je klantenlijst, enz. Altijd bij de hand via een app!
  • jouw hele administratie zit hier gecentraliseerd, wat jou een pak tijd en zoekwerk bespaart. Beschouw dit gerust als de ideale voorbereiding voor een correcte boekhouding.
  • deze software wordt automatisch gelinkt aan je boekhoudsysteem én de fiscus. Zo krijgt elke partij alle documenten tijdig en foutloos toegestuurd. Hoe cool is dat?

Hoe kies je een goede boekhouder?

Het mag nu wel duidelijk zijn dat ik voorstander ben van een boekhouder inschakelen en sowieso iemand die mee is met het digitale verhaal. En verder, wat is een “goede” boekhouder nog?

Het moet matchen tussen jullie

Ga eens babbelen, zien of jullie op eenzelfde niveau zitten. Krijg je het gevoel dat je met al je boekhoudkundige vragen bij hem of haar terecht kan? Wees niet bang om door te vragen. Een goede boekhouder is bereid om je cijfers uit te leggen op een begrijpelijke manier, tot je helemaal mee bent.

Boekhouden gaat verder dan alleen de cijfers

Een goede boekhouder is ook een vertrouwenspersoon en belangrijke adviseur. Je bespreekt immers ook privékwesties of zaken over je medewerkers. Als zaakvoerder heb je heel wat knopen door te hakken. Je boekhouder moet tijd willen vrijmaken om daar met jou over te praten, zodat jij de beste keuzes kan maken.

Is een dure boekhouder beter dan een goedkope?

Het hangt ervan af welke service je in ruil krijgt voor je centen. Iemand die actief met je meedenkt over de toekomst en je op een gezonde manier wil laten groeien, stopt meer tijd in je boekhouding dan iemand die zich beperkt tot de cijfers op orde houden. Wat ook oké is, versta me niet verkeerd. Het is maar wat JIJ verkiest.

📖 Honger naar meer?

Weet jij hoeveel je netto verdient? Je nettoloon op voorhand berekenen is een must. Zo weet je op elk moment waar je staat. Lees hier hoe: Zo bereken je je nettoloon als zelfstandige.

Met cool down level up slaan wij de handen in elkaar!

Groeien als ondernemer én als mens?

Dat is wat we doen bij de #cooldownlevelup community.

Meld je hieronder aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief met waardevolle ondernemerstips. Nu eens over je cijfers (zoals in deze blog), dan weer over je soft skills. Heb je een vraag? Dan zijn Karin en Krist maar 1 mailtje verwijderd. 😉

Gratis kennis opdoen en samen groeien?

KARIN BEECKMAN
Financieel expert

Karin runt al meer dan een kwarteeuw haar eigen boekhoudkantoor, met succes. Haar jarenlange ondernemerskennis en knowhow gebruikt ze graag om anderen te begeleiden en vooruit te helpen. Nee, zij is geen gewone accountant. Als financieel expert en mentor durft Karin ook de kansen en bedreigingen van het ondernemen uit te lichten. Haar aanpak is no-nonsense en gevaarlijk to-the-point.

Let’s connect: